Cita-cita satu data ASN terintegrasi adalah wujud transformasi dan semangat perubahan manajemen Aparatur Sipil Negara menuju era digitalisasi. Data adalah sebuah rekaman dari fakta-fakta, konsep-konsep, atau instruksi pada media penyimpanan untuk komunikasi perolehan, dan pemrosesan dengan cara otomatis dan presentasi sebagai informasi yang dapat dimengerti oleh manusia (Inmon, 2005), sedangkan Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, kegiatan strategi, dan menyediakan pihak luar tertentu (outsourcing) dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2005).
Berdasarkan surat Plt. Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor: 34071/B-SI.01.01/SD/K/2022 tanggal 18 Oktober 2022 perihal penyelesaian Data Anomali Kepegawaian dan Pemutakhiran Data Mandiri, hal ini merupakan Langkah percepatan Implementasi Sistem Informasi Aparatur Sipil Negara (SIASN) sehingga diperlukan dukungan data yang akurat, valid dan mutakhir.
Dalam rangka Sosialisasi Bulan Data Nasional tahun 2022 yang ditaja oleh Bagian Data, Informasi, dan Naskah Kepegawaian Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Agama Republik Indonesia, momentum ini menjadi langkah cepat dalam mewujudkan singkronisasi data-data kepegawaian yang selama ini masih belum terpenuhi kelengkapannya. Tentunya dalam hal ini diperlukan kerjasama yang baik antara administrator pusat dan daerah yang sama-sama berperan besar dalam penyelesaian dan pemutakhiran data.
Adapun 4 (Empat) sistem informasi digital terkait kepegawaian yang selama ini dipergunakan dalam pelaksanaan tugas dibidang kepegawaian Kementerian Agama Republik Indonesia yang menjadi fokus penyelesaian data anomali dan pemutakhiran data mandiri meliputi:
1. SAPK BKN
SAPK BKN merupakan singkatan dari Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian merupakan aplikasi yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN). Penggunaan aplikasi ini dalam hal mewujudkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal dengan harapan terwujudnya data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat melalui Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian secara On-line (SAPK). SAPK BKN dapat di akses pada link (sapk.bkn.go.id).
Jenis anomali data ASN yang harus dilengkapi dan di sempurnakan di dalam aplikasi ini meliputi:
- Unit Organisasi Kosong;
- Jabatan Kosong;
- PNS pengangkatan kurang dari tahun 2020 yang masih berstatus CPNS;
- Pegawai yang diprediksi sudah memasuki Batas Usia Pensiun (BUP) namun masih terdata aktif;
- Pegawai tidak mengikuti E-PUPNS tahun 2015.
2. MySAPK
MySAPK adalah Aplikasi berbasis teknologi seluler yang dikelola oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang terintegrasi dan terhubung secara daring dengan database PNS Nasional untuk informasi Profil PNS. Melalui Aplikasi MySAPK masing-masing PNS diberikan akses untuk melengkapi data mandiri dengan batas dan rentang waktu yang ditentukan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk selanjutnya diverifikasi dan divalidasi oleh admin satuan kerja. Sebagian besar data MySAPK terintegrasi dengan Database pada SAPK BKN.
Hal ini tentu saja mempercepat proses penginputan berkas dan memotong proses birokrasi dalam hal penyampaian informasi terkait kepegawaian terhadap masing-masing PNS. Aplikasi mysapk dapat diakses pada link (mysapk.bkn.go.id) atau diunduh pada Google Play Store dengan kata kunci MySAPK.
Adapun fokus Pemutakhiran Data Mandiri pada Aplikasi ini meliputi :
a. Riwayat Ubah Profil
b. Riwayat Golongan dan Pangkat
c. Riwayat Pendidikan
d. Riwayat Jabatan
e. Riwayat Peninjauan Masa Kerja
f. Riwayat CPNS/ PNS
g. Riwayat Diklat
h. Riwayat Keluarga
i. Riwayat SKP
j. Riwayat Penghargaan
k. Riwayat Organisasi
l. Riwayat CLTN
3. SIMPEG KEMENAG
SIMPEG Kemenag merupakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang berfokus pada pengelolaan data dan informasi kepegawaian Kementerian Agama Republik Indonesia. Adapun pengguna dari system informasi ini adalah administrator yang membidangi kepegawaian dari masing-masing satuan kerja meliputi tingkat pusat, kantor wilayah, dan kabupaten/kota.
SIMPEG Kemenag sendiri adalah sistem informasi terintegrasi yang dikelola oleh Bagian Data, Informasi, dan Naskah Kepegawaian Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Agama Republik Indonesia. SIMPEG Kemenag dapat diakses pada link (simpeg.kemenag.go.id)
Adapun fokus pemutakhiran data didalam sistem informasi ini adalah kelengkapan data-data vital kepegawaian meliputi :
a. Alamat
b. Data diri
c. Pendidikan
d. Pekerjaan
e. Tanda Jasa
f. Pengalaman
g. Keluarga
h. Organisasi
i. Penelitian
j. Indisiplin
k. Kenaikan Gaji Berkala
l. SKP
4. SIMPEG 5
SIMPEG 5 adalah Sistem Informasi Kepegawaian versi 5 yang dapat digunakan oleh seluruh PNS Kementerian Agama RI. Proses pemutakhiran data dilakukan secara mandiri dan diverifikasi oleh Admin dari Satuan Kerja masing-masing. Pada praktiknya, penggunaan simpeg 5 hampir sama dengan Aplikasi MySAPK, dimana seluruh PNS Kementerian Agama Republik Indonesia diberikan akses berupa akun pengguna dan password. Penggunaan SIMPEG 5 dalam kegiatan kepegawaian sedikit banyak sudah mulai terintegrasi dengan SIMPEG KEMENAG dimana Sebagian besar data tersingkronisasi satu sama lain. SIMPEG 5 dapat diakses pada link (simpeg5.kemenag.go.id)
Adapun fokus pemutakhiran data didalam Aplikasi simpeg 5 ini adalah:
a. Keluarga
b. Pendidikan
c. Tanda jasa
d. Pekerjaan
e. Pengalaman
f. Organisasi
g. Karya Tulis
h. KGB
i. Kinerja
Berkaitan dengan aplikasi di atas, penyelesaian data anomali SAPK dan margin error pada SIMPEG pada Kementerian Agama disepakati hingga tanggal 25 Desember 2022 dengan diadakannya evaluasi I, evaluasi II, dan evaluasi III oleh bagian Data, Informasi, dan Naskah Kepegawaian Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Kementerian Agama Republik Indonesia.
Kendala-kendala yang dirasakan dalam penyelesaian data ini mencakup beberapa hal, yakni :
1. Adanya data pegawai yang tidak sesuai dengan data yang sebenarnya;
2. Keterbatasan SDM operator satuan kerja dalam menyelesaikan masing-masing permasalahan dalam anomali SAPK dan margin error SIMPEG;
3. Koordinasi dengan admin pusat secara daring sehingga terdapat gangguan jaringan internet maupun pada perangkat pengelola;
4. Kepemilikan akun pengguna aplikasi SIMPEG dan SAPK yang belum merata pada seluruh satuan kerja;
5. Lupa password pada akun masing-masing PNS;
6. Penyelesaian anomali SAPK dan margin error SIMPEG pada Kementerian Agama seluruh Indonesia secara serentak, sehingga akses jaringan pada aplikasi sistem tersebut menjadi down, sehingga perlu dilakukan perbaikan.
Harapan kita bersama tentunya integrasi dan singkronisasi data antar aplikasi ini sangat dibutuhkan sehingga kedepannya seluruh data menjadi data terpadu yang dapat di akses dalam satu sistem informasi.
***Analis Kepegawaian Ahli Pertama Pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Indragiri Hulu